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Spam blockieren

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Junk-Mails und Spam nerven. Sie kosten Zeit, enthalten im schlimmsten Fall Schadsoftware und sind so überflüssig wie Pickel. 50 bis 100 Junk-Mails pro Tag sind bei uns die Regel. Spam-Filter sind in vielen Fällen nur die zweitbeste Lösung. Sind sie zu liberal, landet der größte Teil trotzdem in Ihrem Postfach. Sind sie zu restriktiv, werden auch E-Mails herausgefiltert, die man eigentlich bekommen sollte. Um das zu verhindern, muss der Spam-Ordner regelmäßig zu kontrolliert werden, um keine wichtige Mail zu verpassen. Auch das kostet Zeit. Der eigentliche Nutzen des Filters geht verloren.
Die meisten E-Mail-Programme verfügen über nützliche Tools, mit denen man die Spamflut wirkungsvoll eindämmen kann. Sie werden leider nur viel zu selten genutzt.
Hier ein paar Tipps für Outlook. Bei anderen Programmen finden sich ähnliche Möglichkeiten.

 

Absender sperren

Gesperrte Absender landen sofort im Spam-Ordner. Den Inhalt dieses Ordners löschen Sie im Abstand einiger Tage. Das geht auch automatisch. Haben Sie gut gearbeitet, ist eine Kontrolle des Inhalts im Spam-Ordner in der Regel nicht notwendig.
Absender zu sperren ist sehr einfach. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende E-Mail und wählen Sie unter „Junk-E-Mail“ die Option „Absender sperren“. Die Methode jeden unerwünschten Absender einzeln zu sperren, ist allerdings recht zeitaufwendig. Mit etwas systematischer Vorarbeit lässt sich das Sperren wesentlich effektiver gestalten.

1. Länder-Domains sperren

Länder-Domains sind die Länder-Kennungen in der E-Mail-Adresse, zum Beispiel .de für Deutschland. Zurzeit sind über 250 zweibuchstabige Länder-Domains vergeben. Einige dieser Kennungen sind bei Spammern sehr beliebt. .co (Kolumbien) ähnelt der verbreiteten .com und wird gern für Spam genutzt. Uns erreichen pro Tag zwischen fünf und zehn Spam-Mails mit dieser Länderkennung.
Sperrt man überflüssige Länderkennungen reduziert sich der Spam-Eingang schon erheblich.

So gehen Sie vor
Suchen Sie unter „Start“ das Pulldown-Menü „Junk-E-Mails“. Wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“ und dann den Reiter „International“. Hier finden Sie eine „Liste blockierter Domänen auf oberster Ebene“.
Wir wählen immer die Option „Alles auswählen“. Jetzt sind alle Länderkennungen gesperrt – natürlich auch .de. Im zweiten Schritt klicken wir alle Länder an, aus denen wir E-Mails empfangen wollen. Da wir keine E-Mails aus Afrika, dem Indischen Ozean oder aus unbekannten Zwergstaaten erwarten, bleiben diese Länder blockiert. Hier sollten Sie aber von Fall zu Fall entscheiden – vor allem, wenn Sie ausländische Geschäftskontakte pflegen oder gelegentlich im Ausland einkaufen.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass einige dieser Länderkennungen auch in Deutschland beliebt sind, da sie deutschen Autokennzeichen entsprechen (wie .ms für Münster). Im Zweifelsfall ist es also sinnvoll eine Länderkennung nicht zu sperren, wenn von dort E-Mails zu erwarten sind.

 

2. Neue Top-Level-Domains sperren

Neue Top-Level-Domains (TLDs). wurden registriert, da es unter den bekannten TLDs kaum noch möglich ist, kurze Web-Adressen zu registrieren. Bekannte neue Top-Level-Domains sind .work, .top, .team, .cloud, .gmbh, .tv, .party und .info. Vor ca. zehn Jahren gab es eine regelrechte Schwemme neuer Top Level Domains. Trotzdem ist ihr Einsatz bis auf einige sehr gebräuchliche Ausnahmen auch heute noch vergleichsweise selten. Viele dieser TLDs sind allerdings unter Spammern sehr beliebt. Eine Liste der wichtigsten Spam-TLDs finden Sie hier: https://t3n.de/news/top-level-domains-spam-malware-1087380/
Es empfiehlt sich, den Spam, den Sie in einem gewissen Zeitraum erhalten haben, nach auffälligen TLDs zu durchforsten. Wir haben zum Beispiel .click, .date, .rocks, .top, .work gesperrt. .biz, .info und .berlin sind bei uns dagegen zum Beispiel immer noch frei.
Natürlich besteht hier die Gefahr, auch mal eine seriöse E-Mail-Adresse zu sperren. Ich bin allerdings der Ansicht, dass ein Absender, der seine E-Mail-Adresse unter irgendeiner der vielen obskuren neuen TLDs registriert, sich des Risikos bewusst sein sollte, dass seine Mail im Spam landet.

So gehen Sie vor
Suchen Sie unter „Start“ das Pulldown-Menü „Junk-E-Mails“. Wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“ und dann den Reiter „Blockierte Absender“. Tragen Sie hier die TLD ein, die Sie sperren möchten (z.B. .rocks). Vergessen Sie nicht, den Punkt voranzustellen.
Arbeiten Sie mit dem IONOS-Webmailer, müsste der Eintrag dort *.rocks lauten.

 

3. Absender-Gruppen sperren

Wenn Sie, wie oben beschrieben, einen individuellen Absender sperren, wird natürlich nur diese E-Mail-Adresse gesperrt. Häufig verfügen Spammer aber über eine große Anzahl von E-Mail-Adressen. Erhalten Sie heute eine Spam-Mail von willi@mustermurks.com und sperren sie, kann es sein, dass Sie morgen die gleiche Nachricht von theo@mustermurks.com erhalten.
Leider hat Outlook die Möglichkeit alle mustermurks E-Mails auf einen Schlag zu sperren in den aktuellen Versionen etwas erschwert. Es ist aber immer noch möglich.

So gehen Sie vor
Suchen Sie unter „Start“ das Pulldown-Menü „Junk-E-Mails“. Wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“ und dann den Reiter „Blockierte Absender“. Haben Sie willi@mustermurks.com gesperrt, suchen Sie diesen Eintrag und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Entfernen Sie alles vor dem @-Zeichen. Jetzt haben auch Theo, Tanja und Konsorten keine Chance mehr Sie mit Spam zu nerven.

 

4. Unerwünschte Newsletter

Erhalten Sie regelmäßig Newsletter, die Sie überhaupt nicht oder versehentlich bestellt haben? Natürlich können Sie sich mit einem Klick auf den Link in der E-Mail abmelden. Bei seriösen Newslettern funktioniert dies in der Regel auch. Häufig erreichen Sie damit aber auch überhaupt nichts oder das Gegenteil: Das Spamaufkommen nimmt eher zu.
Verzichten Sie deshalb bei Absendern, denen Sie nicht trauen, auf die Abmeldung und sperren Sie sie lieber, wie unter Punkt 2 und 3 beschrieben. Das ist effektiver.
5. Allgemeine Einstellungen

Nehmen Sie sich für die Spam-Pflege, vor allem am Anfang, etwas Zeit. Löschen Sie nicht sofort alles, was im Spam-Ordner landet oder von Ihren Maßnahmen durchgelassen wird, sondern kontrollieren Sie den Spam auf neu hinzugekommene Spam-Versender und steuern Sie gegebenenfalls nach. Sie werden es nie schaffen, Spam gänzlich zu eliminieren. Sie können den Eingang aber drastisch verringern.
Wenn Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, können Sie mit Outlook den Arbeitsaufwand noch etwas reduzieren.

So gehen Sie vor
Suchen Sie unter „Start“ das Pulldown-Menü „Junk-E-Mails“. Wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“ und dann den Reiter „Optionen“. Falls noch nicht aktiviert, wählen Sie hier die Option „Niedrig“. Damit hilft Ihnen Outlook offensichtliche Junk-Mails von vornherein herauszufiltern. Wenn Sie die Option „Hoch“ wählen, laufen Sie Gefahr auch E-Mails herauszufiltern, die Sie vielleicht doch lieber erhalten hätten.
Wenn Ihre Pflegemaßnahmen greifen und Sie sich sicher sind, dass keine wichtigen E-Mails im Spam-Ordner verschwinden, können Sie die Option „Identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail- Ordner verschieben, sondern sofort löschen“ wählen.

 

In unserem nächsten Beitrag geht es um „Regeln“, die Sie in Outlook definieren können. Diese Regeln helfen Ihnen nicht nur Ihren E-Mail-Eingang zu sortieren, sondern auch Spam-Emails, etwa nach Stichworten herauszufiltern.